Im täglichen Zusammenspiel von Front, Middle und Back Office herrscht hoher Abstimmungsbedarf. Viele Vorgänge müssen dabei nach wie vor manuell initiiert werden. Das verursacht nicht nur hohe Personalbindung und damit Transaktionskosten; auch die Anfälligkeit für Fehler und Missverständnisse steigt. Moderne bankfachliche Lösungen denken mit und beschleunigen Geschäftsprozesse durch intelligente Automatisierung.
Insbesondere im Back Office der Banken entstehen durch manuelle Übergabeprozesse hohe Transaktionskosten. Ist ein Sachverhalt bearbeitet, muss der nächste erforderliche Bearbeitungsschritt erkannt und die zuständige Person identifiziert und informiert werden. Dazu müssen nicht nur die Aufgabe, sondern auch der jeweilige Kontext übergeben und die Bearbeitung und die Übergabe entsprechend dokumentiert werden. Medienbrüche und Zuständigkeitswechsel legen einem reibungslosen Ablauf dabei zusätzliche Steine in den Weg.
Um diese Hürden zu überwinden und Geschäftsprozesse kosteneffizient abbilden zu können, reicht der punktuelle Einsatz von Standardlösungen nicht aus. Workflow- und Prozessmanagement-Engines finden zwar breite Anwendung in der Unterstützung von Arbeitsvorgängen, reichen aber nicht aus, um nachhaltige Erfolge bei der Transformation des Back Office zu erzielen. Finanzinstitute benötigen 'insight-driven' Softwarelösungen, die über reine Workflow- bzw. Prozessunterstützung hinaus intelligente Entscheidungen in Echtzeit treffen können, beispielsweise als Reaktion auf Kundeninteraktionen, und Routineaufgaben selbstständig erledigen.
Mehrwert für Banken durch insight-driven Software
Ein System handelt insight-driven, wenn es eine Zustandsänderung selbstständig erkennt und auf dieser Basis beispielsweise einen erforderlichen Folgeprozess initiiert oder einem Bearbeiter eine Aktivität zuweist. Dies kann innerhalb eines spezifischen Kontextes erfolgen oder auch über den Kontext hinaus, indem diverse potenzielle Empfänger auf eine mögliche Zustandsänderung "lauschen".
Eine bankfachliche Softwarelösung mit dem Zielbild Zero Back Office bewertet sämtliche Geschäftsdaten im Hinblick auf erforderliche fachliche Aufgaben oder Zusammenhänge. Sofern die dafür erforderlichen Geschäftsregeln bekannt und ausführbar sind, erledigt das System diese automatisiert; andernfalls erstellt es den entsprechenden Task bzw. löst den entsprechenden Prozess oder Workflow aus und übernimmt die Zuweisung an die zuständigen Mitarbeiter. Wird zum Beispiel im Front Office ein neuer Kunde angelegt, stößt das System im Back Office automatisch den Onboarding-Prozess an.
Im nachfolgenden Beispiel zeigen wir, wie eine KI-gestützte Softwarelösung auf Basis der Capability-Plattform isfinancial intelligent automatisiert Aktivitäten im Back Office auslöst.
Showcase: Back-Office-Prozesse intelligent automatisieren durch KI-gestützte Erkenntnisse
Ausgangslage: Pressemitteilung
In unserem Showcase schauen wir einem Kundenbetreuer über die Schulter, der eine aktuelle Pressemitteilung des Unternehmens Duck Media Ltd. in seinem digitalen Arbeitsplatz auf der isfinancial-Plattform hochlädt und archiviert.
Die Pressemitteilung, welche als Word-Dokument zur Verfügung gestellt wurde, wird als Anlage zum Kundenaccount Duck Media Ltd. hinzugefügt.
Auswertung: Texterkennung
Nachdem die Anlage in das System hochgeladen wurde, wird das Dokument automatisch extrahiert und relevante Texte systemseitig erkannt. Das führt in unserem Beispiel zu den zwei nachfolgend beschriebenen Erkenntnissen.
Stichwort „Iran“
In der Pressemitteilung wurde ausgeführt, dass die Duck Media Ltd. ihre Umsatzanteile im Iran steigern konnte. Da möglicherweise im Hinblick auf den Iran Exportbeschränkungen zu berücksichtigen sind, hat das System, das auf Stichworte im Zusammenhang mit latenten Sanktionsverstößen trainiert ist, automatisch eine Aktivität zur Überprüfung dieses Sachverhaltes für die Compliance-Abteilung generiert.
Mit Ausführen der Aktivität stehen dem Anwender in der Compliance-Abteilung die notwendigen Informationen bereits zur Verfügung; z. B. die Quelle (also die Pressemitteilung) und auch die relevante Textstelle.
Das Back Office der Zukunft kann automatisiert Erkenntnisse aus Sachverhalten gewinnen, die in einem gänzlich anderen Kontext entstanden sind, daraus Aufgaben generieren und diese erledigen oder einem Benutzer in seinem digitalen Arbeitsplatz zuweisen.
Neue Gesellschafterbeziehungen
Über den Hinweis auf Exportgeschäfte mit dem Iran hinaus konnte das System der Pressemitteilung noch weitere relevante Informationen entnehmen:
„Im Zuge der Expansionsstrategie ist Duck Media beim wichtigsten Distributor im Markt, der knowis AG eingestiegen und hat 20% der Aktien übernommen.“
„Mit Wirkung vom 24. März erwirbt die Duck Media AG 20,0 Prozent der Aktien an der Muster AG, Regensburg.“
„Der bisherige CTO Gustav Gans wird im Zuge der Neuakquisition ab August als Vorstand zur neuen Konzerntochter knowis AG wechseln.“
Aufgrund dieser vom System extrahierten Informationen wurden zur Duck Media Ltd. automatisch sogenannte „Neue Beziehungen“ generiert, welche durch einen Anwender validiert werden müssen und nach Überprüfung übernommen werden können.
Neben der tabellarischen Darstellung können die Beziehungen auch grafisch dargestellt werden. Dies ist besonders wertvoll im Zusammenhang mit Organigrammen komplexer Unternehmensstrukturen. Direkt aus der Grafik heraus besteht die Möglichkeit, die gelernten Beziehungen zu überprüfen und ggf. zu übernehmen.
Auch in der Kundenübersicht stehen die zur Validierung relevanten Informationen direkt zur Verfügung und können weiter ergänzt werden.
Mit Bestätigung einer neuen Beziehung wird diese übernommen und ist z. B. unter „Eigene Beteiligungen“ des Kunden ersichtlich (neu ist hier die Beteiligung an der Muster AG).
Das Back Office der Zukunft erkennt also automatisiert eine Änderung in den Firmen- und Rechtsverhältnissen, übergibt diese Information zur Validierung an den Benutzer in dessen digitalem Arbeitsplatz und schreibt sie nach erfolgter Freigabe in das juristische System
Fazit
Dieser Showcase illustriert, warum zwischen reiner Unterstützung mit Workflows bzw. Prozessmanagement und insight-driven ein großer Unterschied liegt. Mit ihrer Fähigkeit, Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, aus Beispielen zu lernen und Entscheidungen vorzuschlagen oder gar zu treffen, bringt KI-gestützte Software die Prozessautomatisierung auf ein neues Level und eröffnet Finanzinstituten zahlreiche neue Möglichkeiten.
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Bildquellen: Teaser: everythingpossible – 800337140 – iStock; Screenshots: knowis AG
